Trek op zijn minst twee tot drie jaar uit om een onderneming met data-analyse te controleren…
Dat zegt Pieter de Kok RA van accountantskantoor en dataspecialist Coney.
Zeg je innovatie in de accountancy, dan je zeg je Coney. Dit kantoor is al jaren een voorloper op het gebied van data-analyse. Zo zoekt founding partner Pieter de Kok sinds de jaren negentig naar manieren waarop data een rol kunnen spelen voor accountants. Eerst deed hij dat in de internationale auditpraktijk en sinds 2005 in zijn eigen praktijk.
Met zijn team bij Coney zet hij bij het controleren van jaarrekeningen nu zo veel mogelijk data-analyse in. Hoe is dit veranderd sinds zijn start in de accountancy? De Kok: “Het leuke is dat de data-analysetechnologie die 25 jaar geleden werd toegepast in feite nog steeds een belangrijk fundament is voor de technologie van vandaag.”
De veranderingen vinden vooral plaats op een ander niveau. “Zo zijn we sinds een jaar of zeven bezig met process mining”, legt De Kok uit. “Dat komt neer op data-analyse, maar dan op procesniveau. En de laatste drie jaar zien we een versnelling op het gebied van datavisualisatie, dus het verhaal van data zodanig vertellen dat iedereen het begrijpt.”
Belangrijkste risico’s
De online omgeving van Coney biedt deze mogelijkheden. Daarbij bouwt het kantoor voort op wat De Kok een data factory noemt. “We hebben als het ware een fabriek ingericht met de tools die we nodig hebben voor allerlei toepassingen, van data ontsluiten tot data analyseren en visualiseren, en daarover terugkoppelen.”
Het ontsluiten van de data gebeurt via een gestroomlijnd proces. De Kok: “De technische term daarvoor is ‘Extraction, Transformation and Load’. Daarbij lezen we de data uit de bron van klanten automatisch in. Vervolgens is er een script dat de datasets verrijkt of de data eruit haalt, zodanig dat we er analyses mee kunnen uitvoeren.”
Deze analyses zijn toegespitst op de onderneming. “We baseren ze op een risicoanalyse”, aldus De Kok. “Daarbij benoemen we een top 10 of top 15 van belangrijkste risico’s waarop we toetsen. Vervolgens draaien we die scripts en hebben we bevindingen. Die presenteren we vervolgens aan klanten op ons dataplatform Tableau.”
Momentopname
Wat kunnen ondernemers ermee winnen door een dergelijk platform te gebruiken? De Kok: “Data-analyse zorgt ervoor dat ondernemers dagelijks, wekelijks of maandelijks weten wat er goed gaat in hun administratie en wat niet. Daarbij krijgen ze feedback over en inzicht in de mate waarin ze in control zijn.”
Dit biedt volgens hem toegevoegde waarde ten opzichte van jaarlijkse rapportages. “Ondernemers zijn niet zozeer geïnteresseerd in jaarrekeningen. Die zijn namelijk maar een momentopname. Het is veel interessanter om te weten wat er door het jaar heen gebeurt op transactieniveau en procesniveau.”
Ondernemers krijgen deze processen in beeld met process mining. De Kok: “Hiermee kun je heel snel visualiseren waar afwijkingen in processen zitten. Dit helpt ondernemers om hun processen continu te verbeteren, zoals het inkoop-, verkoop- of productieproces. Dat noemen wij ook wel process improvements.”
Praktijkvoorbeelden
Process mining kent uiteenlopende toepassingen. De Kok: “De belangrijkste voorwaarde hiervoor is dat het gaat om een proces met een duidelijk beginpunt en eindpunt. En zo’n proces is natuurlijk georganiseerd in stappen. Informatie hierover zegt iets over de mate waarin een onderneming in control is.”
Hij geeft het inkoopproces als voorbeeld uit de praktijk. “Als je daarnaar kijkt vanuit process mining, dan kun je bijvoorbeeld uitzoeken hoeveel inkooporders op de juiste manier worden geautoriseerd. Maar ook welke inkoopfacturen op de juiste manier worden gekoppeld aan inkooporders.”
Een heel andere toepassing richt zich op het productieproces. “Bij een productiebedrijf kun je in het productieproces achterhalen waar bottlenecks ontstaan. Daarbij kan onder meer blijken dat die afkomstig zijn van één leverancier die niet zorgt voor de juiste grondstoffen op het juiste moment.”
Basis op orde
De verbeteringen in processen komen alleen niet aanwaaien. Zo moeten ondernemers voor data-analyse de basis wel op orde hebben. De Kok: “Daarmee bedoel ik dat de inrichting van de IT-systemen professioneel is, zodat je ervan uit kunt gaan dat de data die je krijgt op een veilige en correcte manier tot stand is gekomen.”
Maar er is nog iets wat minstens zo belangrijk is als betrouwbare systemen. Data-analyse heeft volgens hem namelijk alleen meerwaarde als er vanuit de ondernemerskant tijd en commitment aanwezig zijn. Daarbij moet de ondernemer zijn volle gewicht in de strijd gooien en ook iets met de opgedane bevindingen doen.
De Kok: “Plat gezegd gaat het erom dat je samen kijkt naar afwijkingen in de audit. Je kunt dit niet los zien van een andere ontwikkeling waar iedereen op wacht: continuous auditing, waar al jarenlang over wordt gesproken. Dit heeft alleen geen enkel nut als je aan de ondernemerskant geen continuous monitoring hebt.”
Lange adem
Daar komt bij dat data-analyse volgens De Kok een proces van lange adem is. “Je kunt niet in één keer een hele onderneming met data-analyse controleren. Daar heb je op zijn minst twee tot drie jaar voor nodig. Dat betekent dus dat je aan beide kanten bereid moet zijn om hierin te investeren en samen die weg te bewandelen.”
Volgens De Kok gaat het daar ook vaak mis. “Ik zie kantoren die roepen dat zij met data-analyse bezig zijn, terwijl hun klanten hier helemaal geen interesse in hebben en vice versa. Dus je moet heel goed met elkaar afstemmen wat je van elkaar mag verwachten en daar een realistisch tijdpad en budget tegenover zetten.”
De Kok vindt dan ook dat je reëel moet zijn over de verwachtingen. “Er wordt op dit moment zo veel waarde toegekend aan data-analyse, alsof het een soort van achtste wereldwonder is. Maar je kunt pas integraal transacties en processen bekijken na een flinke investering in mensen en tijd, iets waar onze sector niet zo happig op is.”
