Zelfstandige behandelcentra zijn de afgelopen jaren uitgegroeid tot een van de meest dynamische onderdelen van de Nederlandse zorg. De sector groeit, innoveert en levert steeds meer zorg buiten het traditionele ziekenhuis. Tegelijkertijd neemt de complexiteit van de bedrijfsvoering in hoog tempo toe. Declaratieregels veranderen voortdurend, contractafspraken met zorgverzekeraars worden steeds gedetailleerder en de hoeveelheid data die dagelijks door een ZBC stroomt, is enorm.
Toch wordt de jaarrekeningcontrole bij veel ZBC’s nog altijd uitgevoerd alsof het een reguliere handelsorganisatie betreft. Een steekproef op enkele declaraties, een gesprek over de interne beheersing en een traditionele controle van de financiële administratie.
Daarmee ontstaat een belangrijke vraag:
Geeft een traditionele audit nog voldoende zekerheid in een organisatie waar vrijwel iedere euro wordt bepaald door data, registraties en complexe zorgprocessen?
Bij Coney Minds denken wij van niet.
Een ZBC is in de basis een datagedreven organisatie
De omzet van een ZBC ontstaat niet op het moment dat een factuur wordt verstuurd. De omzet ontstaat op het moment dat een patiënt wordt geregistreerd, een behandeling wordt uitgevoerd, een DBC wordt geopend, gesloten en uiteindelijk wordt gedeclareerd.
Daartussen liggen tientallen processtappen, systemen en controles:
- patiëntregistraties;
- EPD-systemen;
- DBC-systematiek;
- OK-planning;
- declaratiebestanden;
- contractafspraken met zorgverzekeraars;
- correcties en afwijzingen.
Een kleine fout in één van deze schakels kan direct leiden tot omzetverschillen, terugvorderingen of onjuiste financiële informatie. Juist daarom geloven wij dat een jaarrekeningcontrole bij een ZBC moet beginnen bij de data en de zorgprocessen en niet pas bij de financiële administratie.
Van steekproeven naar 100%-inzichten
Bij Coney Minds voeren wij een data driven audit uit die speciaal is ingericht voor de kenmerken van zelfstandige behandelcentra. Wij kijken niet alleen naar de financiële cijfers, maar reconstrueren de volledige keten:
behandeling → DBC → declaratie → contractafrekening → financiële verantwoording.
Door data-analyse kunnen wij duizenden of zelfs miljoenen registraties tegelijkertijd analyseren. Daardoor worden risico’s zichtbaar die in een traditionele steekproef vaak onopgemerkt blijven.
Denk bijvoorbeeld aan:
- geopende maar niet gesloten DBC’s;
- gesloten maar niet gedeclareerde behandelingen;
- afwijzingen van zorgverzekeraars;
- declaratiecorrecties;
- verschillen tussen productie en contractplafonds;
- ontbrekende aansluitingen tussen operationele systemen en de financiële administratie.
Het resultaat is niet alleen meer zekerheid voor de accountant, maar vooral meer inzicht voor de organisatie zelf.
De audit als bron van managementinformatie
Veel financials zien de accountant nog als een partij die eenmaal per jaar langskomt om een controleverklaring af te geven.
Wij zien dat anders.
Een goede audit moet ook bijdragen aan betere stuurinformatie. Tijdens onze controles leveren data-analyses vaak nieuwe inzichten op over:
- productieontwikkeling per specialisme;
- declaratieprocessen;
- capaciteitsbenutting van OK’s;
- doorlooptijden van DBC’s;
- contractuitputting per verzekeraar;
- trends in afwijzingen en correcties.
Daardoor ontstaat een gesprek dat verder gaat dan alleen de jaarrekening. Het gaat over grip op processen, kwaliteit van data en de mogelijkheden om de organisatie verder te verbeteren.
De nieuwe werkelijkheid van de zorg vraagt om een andere auditor
De druk op de zorgsector neemt toe. Er zijn personeelstekorten, toenemende regelgeving en een steeds grotere behoefte aan transparantie en verantwoording.
Dat betekent dat ook de rol van de accountant verandert.
De auditor van de toekomst moet niet alleen verstand hebben van verslaggeving en regelgeving, maar ook van:
- zorgprocessen;
- databronnen;
- IT-systemen;
- declaratiestromen;
- procesanalyse;
- data-analyse.
Precies op het snijvlak van accountancy, data en technologie ligt de kracht van Coney Minds.
Een andere vraag aan uw accountant
Wanneer u als CFO, financieel manager of controller van een ZBC nadenkt over een nieuwe accountant, is de vraag misschien niet langer:
“Controleert onze accountant de jaarrekening goed?”
De belangrijkere vraag is:
“Helpt onze accountant ons werkelijk begrijpen wat er in onze organisatie gebeurt?”
Want in een datagedreven zorgorganisatie ontstaat vertrouwen niet alleen door cijfers te controleren, maar vooral door de onderliggende processen en data écht te begrijpen.
En precies daar begint voor ons de audit.
Bent u benieuwd hoe een data driven audit er binnen uw ZBC uit kan zien?
Wij laten u graag zien hoe data-analyse niet alleen leidt tot een efficiëntere controle, maar vooral tot meer inzicht, betere stuurinformatie en meer grip op uw organisatie.
Coney Minds – het accountantskantoor waar kennis, data en samenwerking elkaar versterken.
