In oktober 2025 hostten Coney Minds en TheDataConnection samen ‘The Magic of Data’, een interactieve inspiratiesessie waarbij wij aan de hand van verschillende casussen, visueel weergegeven in Tableau-dashboards, lieten zien wat data-analyse concreet kan betekenen voor een organisatie. In deze serie blogs leggen wij deze dashboards nog eens gedetailleerd uit. In dit laatste deel richten we onze pijlen op fraudepreventie.
Dashboard 10: Mutaties, relaties en uitgaande geldstromen scherp in de grip
Casus 2024 – Gemeente Coney Cash
Klik hier of op bovenstaande afbeelding om het dashboard online te bekijken
‘Cash is king’ is een veel gehoorde uitspraak binnen Board rooms. Hoe komt het dat er nog regelmatig nieuwsartikelen verschijnen waarbij (jarenlange) uitgaande geldstromen niet als ‘king’ zijn behandeld. Alhoewel uit deze nieuwartikelen vaak wel blijkt dat de ontvanger van de cash zich wel tijdelijk als ‘king’ (of queen) heeft gedragen.
CFO’s en Finance Managers willen de processen zo inrichten dat functiescheiding aanwezig is, maar lopen tegen operationele uitdagingen aan. Hierdoor worden er soms werkwijzen, en inrichtingen in het IT-landschap, geaccepteerd die verstrekkende gevolgen kunnen hebben voor de organisatie.
De afweging tussen ‘control’ en operationele werkbaarheid is er één die binnen iedere organisatie speelt. De zogenoemde ‘risk appetite’ – de mate van acceptatie van risico’s – is voor iedere organisatie en haar bestuurders anders. Echter is het voor diegene die belast zijn met dit vraagstuk belangrijk om inzichtelijk te hebben welke risico’s er binnen de organisatie aanwezig zijn en in dit specifieke geval de risico’s rondom de uitgaande geldstromen.
Het Fraudesignalen & dubbele betalingen dashboard biedt grip op deze stromen. Door slimme analyses op relaties en mutaties krijg je direct inzicht op transacties die afwijken van de norm. Bijzonderheden, fouten en misschien zelfs fraude kunnen direct gesignaleerd worden, die anders jarenlang onopgemerkt zouden blijven.
Uitgaande geldstromen gekoppeld aan land, CPI en daarmee risicoklasse
In het dashboard ‘Mutaties per land’ wordt inzichtelijk gemaakt wat de uitgaande geldstroom is per land aan de hand van de IBAN. Het land wordt vervolgens gekoppeld aan de meest recente en publiekelijk openbare CPI-index (Corruption Perception Index – transparancy.org). Hierdoor is inzichtelijk wat de omvang is naar verschillende landen en de bijbehorende CPI-score. Een hoge CPI-score betekent een laag risico. Hierbij wel een belangrijke kanttekening dat een hoge CPI-score niet automatisch betekent dat er geen (corruptie)risico bestaat. Een lage CPI-score betekent ook niet automatisch dat er sprake is van (corruptie)risico’s. Echter geeft dit dashboard wel inzicht in uitgaande geldstromen waar een organisatie haar beleid op kan bepalen alsmede transacties kan selecteren voor nader onderzoek.
Ik ken onze dienstverleners, maar dat wij 20% van onze inkoopfacturen betalen naar buitenlandse bankrekeningen was een cruciaal inzicht bij de bepaling van ons beleid (CFO)
Relatie met meerdere bankrekeningen: potentieel verdacht
Wanneer de bevoegdheden binnen het IT-landschap, om wat voor reden dan ook, te ruim zijn ingericht ontstaat het risico dat er foutieve –mogelijke door fraude- uitbetalingen worden gedaan. Bijvoorbeeld wanneer een medewerk(st)er van de financiële administratie het bankrekeningnummer van een bestaande crediteur wijzigt in het bankrekeningnummer van iemand anders om zo een (valse) inkoopfactuur uit te laten betalen. In veel gevallen zal bij het uitbetalen via de bank een melding komen dat ‘de naam en het bankrekeningnummer’ niet bij elkaar horen, maar dit houdt de uiteindelijke betaling veelal niet tegen. In het dashboard ‘Relaties met meerdere bankrekeningen’ is direct inzichtelijk voor welke relaties er geld is overgemaakt naar meerdere bankrekeningen. In veel gevallen is hier een logische verklaring voor, doordat bijvoorbeeld de relatie heeft aangegeven dat haar bankrekeningnummer is gewijzigd. Hierbij kan het geen kwaad om deze wijziging, die veelal wordt gecommuniceerd via een factuur of e-mail, per telefoon te verifiëren bij een contactpersoon.
Ook de uitbetalingen aan medewerkers is inzichtelijk in dit dashboard waardoor ook deze uitgaande geldstroom kan worden meegenomen in de analyse. Dit is niet onbelangrijk, omdat het personeelsproces significant anders is dan het inkoop- en betaalproces.
Bankrekening met meerdere relaties: beheersen
Naast de aanwezigheid van relaties met meerdere bankrekeningen kan het ook voorkomen dat één bankrekening meerdere relatienamen heeft. Ook in dit geval kan het zo zijn dat er mogelijk misbruik is gemaakt van te ruim ingerichte bevoegdheden binnen het IT-landschap. Bijvoorbeeld wanneer een medewerk(st)er van de financiële administratie de naam van een relatie heeft gewijzigd om zo, mogelijk door fraude, te verhullen dat een betaling naar zichzelf wordt gedaan onder de naam van een regelmatig gebruikte leverancier. In dit dashboard is eenvoudig inzichtelijk welk IBAN is gebruikt met meerdere relatienamen.
Met één druk op de knop inzichtelijk welke uitgaande geldstroom een potentieel risico vormt is waardevol en efficiënt in het uitvoeren van mijn functie (Manager Finance & Control)
Slot: ‘risk appetite’, operatie en beheersing in balans
Beleid, acceptatie van risico’s en operationele werkbaarheid, specifiek met betrekking tot uitgaande geldstromen, kan worden bepaald op het moment dat er inzicht is. Zonder inzicht en specifiek gekozen interne beheersmaatregelen blijft het de hoop dat één van bovengenoemde voorbeelden zich niet voordoet. Hoop blijkt veelal een uitgestelde teleurstelling en daarom is inzicht cruciaal om ‘risk appetite’, operatie en beheersing in balans te brengen. Een oud-medewerker via de socials zien genieten op een onbewoond eiland lijkt leuk, maar niet als het is betaald van de door de onderneming zuur verdiende centen.
