Je vaart op zee en alles lijkt normaal. Totdat er ineens een rood lampje gaat branden en de motor niet meer doet wat je verwacht. Op dat moment weet je één ding zeker: er is iets mis. Alleen weet je nog niet wat.
Dat overkwam mij vorige week met mijn visboot, de Jordy III. De boot heeft een Volvo Penta-motor waar ik op zichzelf best vertrouwen in heb, maar zoals bij veel wat oudere boten zit daar natuurlijk een hele wereld omheen van elektronica, sensoren, bedrading, brandstoftoevoer en andere techniek. Normaal gesproken denk ik daar tijdens het varen nauwelijks over na. Je start de motor, vaart de haven uit en bent vooral bezig met het weer, de zee en de plek waar je wilt vissen. Totdat er midden op zee een waarschuwingslampje gaat branden en de motor ermee ophoudt.
Dan verandert je perspectief behoorlijk snel. Het systeem vertelt dat er iets niet goed is, maar veel verder kom je niet. Er verschijnt geen handige diagnose met de oorzaak, de ernst van het probleem en de stappen die je moet nemen. Je beschikt dus wel over informatie, maar die informatie is onvoldoende om te begrijpen wat er werkelijk gebeurt en wat je eraan kunt doen.
En dat voelt midden op zee ineens heel anders dan achter een bureau.
Een dashboard is nog geen grip
In ons werk bij Coney Minds praten we veel over data. We maken analyses, kijken naar dashboards en gebruiken data binnen accountantscontroles. Daarbij is het verleidelijk om de beschikbaarheid van informatie te verwarren met beheersing.
Een dashboard dat rood kleurt, vertelt dat een grens is overschreden. Een data-analyse die een afwijkende transactie laat zien, geeft aanleiding om verder te kijken. Een KPI die plotseling verslechtert, is eveneens een signaal dat er iets gebeurt. Maar in geen van die gevallen weet je daarmee automatisch wat de oorzaak is of wat je vervolgens moet doen.
Het rode lampje op mijn boot deed in die zin precies wat het moest doen: het waarschuwde mij. Het probleem was alleen dat ik vervolgens onvoldoende informatie had om de oorzaak vast te stellen en het probleem op te lossen.
Achteraf vind ik dat onderscheid interessant. Signaleren, begrijpen en vervolgens kunnen handelen liggen in elkaars verlengde, maar zijn bepaald niet hetzelfde. Voor echte control heb je ze uiteindelijk alle drie nodig.
Wat niet op het dashboard staat
Midden op zee speelt bovendien nog iets anders. Je kunt het probleem niet parkeren om er maandag met iemand naar te kijken. Je moet op dat moment beoordelen wat er aan de hand is en welke mogelijkheden je nog hebt.
Juist dan merk je dat control niet alleen over techniek en informatie gaat, maar ook over gedrag. Als iets onverwachts gebeurt, is de neiging groot om van alles tegelijk te proberen. Nog een keer starten, knoppen indrukken, opnieuw kijken, scenario’s bedenken en ondertussen vooral nadenken over alles wat er nog meer mis zou kunnen gaan. Daar wordt de situatie meestal niet overzichtelijker van.
Wat de Jordy III mij op dat moment vooral leerde, was hoe belangrijk het is om rustig te blijven. Niet omdat daarmee het technische probleem verdwijnt, maar omdat je alleen dan enigszins systematisch kunt blijven nadenken. Wat weet ik wel? Wat doet de motor nog? Welke signalen zie ik? Waar bevinden we ons? Wat zijn de omstandigheden en welke opties hebben we? Wie ga ik bellen?
Eigenlijk verschilt dat verrassend weinig van hoe we professioneel met onverwachte situaties proberen om te gaan.
Misschien kijken we verkeerd naar ‘in control’
In organisaties wordt in control soms voorgesteld als een toestand waarin we de belangrijkste risico’s hebben afgedekt en de werkelijkheid daardoor zoveel mogelijk voorspelbaar hebben gemaakt. We hebben procedures, interne beheersingsmaatregelen, dashboards en rapportages en verwachten daarmee tijdig te zien wanneer iets verkeerd dreigt te gaan.
Mijn ervaring met de Jordy III laat vooral zien dat je daarmee nooit alle onzekerheid kunt wegnemen. Op een boot niet en in een organisatie evenmin. Er zal altijd iets gebeuren wat je niet hebt voorzien: een systeem valt uit, een leverancier levert niet, een medewerker maakt een fout, een klant betaalt niet of de werkelijkheid ontwikkelt zich simpelweg anders dan het model voorspelde.
De kwaliteit van control zit daarom volgens mij niet alleen in het voorkomen van problemen. Minstens zo belangrijk is hoe snel je een afwijking waarneemt, vervolgens begrijpt wat er aan de hand is en uiteindelijk in staat bent om beheerst te handelen.
Data kan daarbij enorm helpen, maar neemt het denken niet over. Het waarschuwingslampje kan vertellen dat er iets fout gaat en een geavanceerder systeem kan misschien zelfs aangeven waar je ongeveer moet zoeken. Uiteindelijk zijn nog steeds kennis, ervaring en gezond verstand nodig om van zo’n signaal tot een goede beslissing te komen.
Daar hoort ook bij dat je soms moet accepteren dat je het antwoord nog niet hebt.
En voorlopig ligt de Jordy III stil
Dat is op dit moment letterlijk de situatie. Het probleem is nog niet opgelost en de Jordy III ligt stil. Ik weet dat er iets mis is, ik heb de waarschuwingslampjes gezien en meegemaakt dat de motor ermee ophield, maar ik weet nog niet precies waardoor. Vlak nadat ik de KNRM had gebeld om een sleep naar de haven te krijgen, had ik weer vermogen.
Dat niet voorspellende knaagt. Ik merk dat juist die onzekerheid mij bezighoudt. Als je weet wat er kapot is, kun je het laten repareren. Als je weet wat het kost, kun je besluiten of je dat ervoor over hebt. Maar zolang de diagnose ontbreekt, kun je eigenlijk nog geen van beide.
Ik ben ervan overtuigd dat daarin voor mij uiteindelijk de interessantste les over in control is. Het betekent niet dat je altijd onmiddellijk begrijpt wat er gebeurt of ieder probleem vooraf kunt voorkomen. Het gaat ook over hoe je omgaat met de periode waarin je wel signalen krijgt, maar het antwoord nog niet hebt.
Midden op zee betekende dat vooral rustig blijven, kijken wat er nog wél werkte en niet vanuit onrust allerlei dingen gaan doen die de situatie alleen maar ingewikkelder maken. Nu de boot stilligt, geldt eigenlijk hetzelfde: eerst goed begrijpen wat er werkelijk aan de hand is en daarna pas beslissen wat verstandig is.
Want een rood lampje vertelt je dat er een probleem is. Het vertelt je nog niet hoe je het moet oplossen.
