Planning van de NOW controle
Van Coney mag natuurlijk verwacht worden dat we de 3900N standaard en bijhorende accountantsprotocol bestuderen vanuit een data-driven mindset, dat we nadenken over welke werkzaamheden we met inzet van data-analyse, process mining en visualisatie kunnen oppakken? Dat hebben we ook gedaan, en we zijn in het werkveld gestart.
De NOW audit is onderverdeeld in vier hoofdblokken, per hoofdblok hebben we in kaart gebracht waar een data driven aanpak een rol kan spelen. We hebben geen onderscheid gemaakt tussen bestaande controlecliënten, of ondernemingen die Coney voor het eerst vragen om een NOW assurance-rapport. We hebben alleen in de fase “Verkrijgen van onderzoeksinformatie” een kapstok gevonden naar inzet datatechnologie.
De onderwerpen hebben we in afbeelding 1 gevisualiseerd.
De NOW Aanpak
Nu we weten welke elementen van de NOW audit we met inzet van data-technologie kunnen oppakken hebben we geïnventariseerd welke data-input beschikbaar en toereikend is. Dat is een compacte set van vier bronnen; audit file, sub-administratie, salarisadministratie en de elektronische bankafschriften. Vervolgens delen we de aanpak op in type analyses; waarbij wij de volgende indeling hebben gemaakt en verwerkt in ons data-driven werkprogramma:
1. Analyse van de AO/IB – verkennend – met inzicht door toepassing van process mining
2. Trendanalyses – verkennend – met inzicht door toepassing van data-analyse
3. Verband analyses gericht op vaststellen van vooraf gedefinieerde verbanden met inzet van data-analyse
4. Detailanalyses door gegevensgericht, integraal, een beperkt aantal transactiestromen te controleren.
5. Cijferanalyses, gericht op vaststellen van vooraf geformuleerde verbanden, met inzicht door
De gehele mix van werkzaamheden hebben we gevisualiseerd in Afbeelding 2.
Ad 1) Inzet van process mining
Inmiddels is het toepassen van process mining voor een aantal kantoren standaard onderdeel geworden van de gereedschapskist. Hiermee zeggen we niet dat de output van process mining in controledossiers terugkomt als toereikende controle-informatie rondom de werking van interne beheersingsmaatregelen als onderdeel van een systeemgerichte controle (gegevensgericht ingestoken).
Wat we zien in NOW setting, en ook in licht van de controle van de jaarrekening is dat process mining helpt om goed inzicht te krijgen in de:
1. (on)mogelijkheden van het doorbreken van AOIB en of
2. Het verkrijgen van inzicht in wijzingen in relevante AOIB,
Als we deze twee elementen koppelen aan de specifieke aandachtsgebieden voor NOW, dan is het logisch dat we kijken naar AOIB rondom het verkoopproces.
Verkoopprocessen
In Afbeelding 3 is zichtbaar dat een verkooporder wordt geannuleerd en dat de goederen toch worden verstuurd. Dus mogelijk risico dat geen omzet wordt verantwoord maar wel aan klant wordt geleverd (te lage omzetverantwoording).
Echter, dit is niet het risico wat we vooraf onder NOW zouden identificeren. Immers, indien omzet in de referentieperiode bewust te laag worden gepresenteerd, dan zouden we in een procesflow kunnen zien dat er wel leveringen zijn, maar dat het opstellen van de verkoopfactuur – in volgorde en doorlooptijd – anders dan verwacht niet – of veel later plaatsvindt.
Wordt dit patroon en gelijksoortige patronen die mogelijk aanwijzing zijn van omzetverschuiving in de workflow door inzet van process mining gesignaleerd, dan is dit mogelijk reden om aanvullende vragen aan management te stellen.
Een verdieping op de vraag of er mogelijke risico is van verschuiving van omzet of het crediteren van omzet is de mate waarin de directie (plotseling) betrokken is administratieve verkoopproces. Met process mining kan je niet alleen kijken naar de verwerking van de transacties en de bijhorende uitvoering van AOIB, maar je kan ook kijken naar rollen en taken op persoonsniveau.
In Afbeelding 4 is zichtbaar dat de financieel directeur betrokken is bij één verkooporder, dit lijkt op het doorbreken van een IB-maatregelen door directie. Indien verkooporders voor materiële bedragen worden ‘aangepast’ door directie, kan dit mogelijk een indicatie zijn dat omzet in de meetperiode bewust is verlaagd.
Ad B) Trendanalyses – verkennend
We zien voor de NOW-audit een parallel tussen de Standaard 240 en Standaard315, signalering van risico’s. Op basis van deze werkzaamheden zijn er al scripts en algoritmes ontwikkeld. Gezien de mogelijke risico’s van de NOW – als we ons beperken tot risico’s op transactieniveau – kunnen we prima aansluiten op deze data-analyses en op een aantal punten verrijken, zoals bijvoorbeeld:
3. Zijn de dalende verkoop (en bijhorende kostprijsmutaties) en transacties consistent met 2019 verwerkt in het grootboek
4. Zijn de memoriaalboekingen en handmatige aanpassingen in aantal (per periode) per medewerker consistent met het beeld van 2019
5. Wat is het beeld rondom het aantal creditnota’s
6. Inzicht in het de verkopen en marges van transacties aan verbonden partijen
Natuurlijk kunnen trends aan de scripts worden toegevoegd die op maat aansluiten op de NOW-case en specifiek factoren en overwegingen.
Ad C) Verbanden
Een krachtige toepassing en mij betreft de kern van de NOW audit is de toetsing van de verwachte verbanden en analyse van afwijkingen. Dit is overigens niet anders dan een reguliere audit. In de setting van de NOW is de materialiteit waarmee we moeten werken op basis van het protocol echter lager. Dit betekent dat de stofkam fijner is. Met inzet van data-analyse kunnen we integraal de verbanden leggen tussen:
7. Afboekingen voorraad en omzet (waarbij alertheid is geboden bij afboekingen zonder omzet verantwoording in betreffende periode)
8. Verband tussen Inkoopvolumes en Verkoopvolumes getoetst aan de verbanden 2019; waarbij oplopende Inkopen en aflopende omzet aandacht zal vragen van het audit team
9. Een zelfde verband kan worden gelegd tussen de debiteurenopboekingen en verantwoorde omzet en wordt op transactieniveau ingezoomd op mismatchen.
10. Een verdieping hierop is dat we aan debiteuren direct de werkstap afloop koppelen, maar met ander doel; zien we bankontvangsten zonder omzetboeking, immers, de risicotrend is nu anders, is omzet niet te laag verantwoord in referentieperiode
Maar het is niet alleen controleren. We lezen en horen dat de NOW het moment is dat we als beroep onze rol weer eens positief in de spotlights kunnen zetten.
Als we eenmaal de eerste hobbels van beoordeling van NOW aanvragen (waren die überhaupt goed aangevraagd), discussies over te hoge audit fees hebben overleefd (de onrust over de fees is enorm, fijn de hulp van Vadertje Staat, maar waarom moet 3-5% van dat deel naar Audit Nederland) en werkprogramma’s en dossiers in midden van “busy season” hebben ingericht, dan, jawel, dan kunnen we met data ook tot relevante inzichten voor de ondernemer komen.
11. Ik ben ervan overtuigd. We hebben een aantal NOW-audits al opgestart, ook voor niet-Coney – controlecliënten en de reacties op de meerwaarde analyses zijn positief. Gelukkig geldt niet voor alle ondernemers dat omzet op ‘nul’ staat (anders valt er weinig te analyseren) en worden aanvullende analyses gewaardeerd:
12. In welke regio daalt de omzet en bijhorende brutomarges
13. Hoe ontwikkeld de omzet zich tot Welke product / welke afnemer 14. Wat zijn de salariskosten in 2020 in relatie tot 2019 en tov de omzet trend; waar liggen kritieke omslagpunten
Ons advies, maak er uiteindelijk iets waardevols voor, de NOW, vreemde setting, maar ook mooie kans. Als het lukt.
