Het is maandafsluiting. De CFO bladert door het overzicht van betalingen en ziet iets geks: een bedrag van € 75.000 is twee keer weg. Eén keer naar de vaste leverancier, één keer naar een rekeningnummer dat nét afwijkt. Pas bij navraag blijkt dat een factuur dubbel is ingevoerd. Het terughalen kost weken, de relatie met de leverancier staat onder druk, en het finance team is vooral bezig met herstellen in plaats van vooruitkijken.
Ook anno 2025 betalen organisaties nog steeds facturen dubbel. Soms door een simpel procesfoutje, soms door fraudeurs die inspelen op de kwetsbaarheid van betaalprocessen. De schade is groter dan het bedrag zelf: het tast vertrouwen, efficiency en grip op cashflow aan.
Wie denkt dat dubbele betalingen een incident zijn, vergist zich. Vooral bij organisaties met hoge factuurvolumes en gefragmenteerde processen ligt het risico hoog. Dubbele facturen, handmatige fouten, IBAN-wijzigingen en complexe workflows zijn typische oorzaken. Het herstel kost vaak weken en leidt tot frustratie bij leveranciers en teams.
De finance-functie in 2025 is al complex genoeg: geopolitieke onzekerheid, stijgende rente, ESG-rapportages en krapte op de arbeidsmarkt. Dat juist in deze context ook nog ‘ouderwetse’ fouten in het betaalproces plaatsvinden, voelt wrang. Het betaalproces is de bloedbaan van de organisatie. Een proces dat niet waterdicht is, tast niet alleen de cijfers aan, maar ook de geloofwaardigheid van finance richting bestuur en toezichthouders.
De klassieke oplossing is vaak meer handmatige controles. Maar met duizenden facturen per maand is dat ondoenlijk. De vraag is dus: ga je wachten tot het fout gaat, of kies je voor een structurele, datagedreven oplossing?
Met data-analyse kun je continu monitoren. Iedere maand – of zelfs realtime – worden betaalstromen doorgelicht. Afwijkingen komen boven water voordat de betaalrun plaatsvindt.
Voorbeeld: een leverancier stuurt twintig facturen. Twee hebben hetzelfde bedrag en omschrijving, maar een afwijkend nummer. Een dashboard signaleert een alert: mogelijk duplicaat. Of een IBAN wijzigt zonder bevestiging: alert. Dit kan vandaag al, en bespaart geld, tijd én vertrouwen.
De winst gaat verder dan geld. Het gaat om vertrouwen bij leveranciers, bestuurders en aandeelhouders. Finance krijgt meer rust: minder brandjes blussen, meer tijd voor analyse en strategie. Datagedreven monitoring maakt finance voorspelbaar en strategisch.
Hoe organiseer je dit praktisch?
– Verzamel alle betaal- en factuurdata op één plek.
– Definieer controles en KPI’s (dubbels, IBAN, termijnen).
– Automatiseer alerts in dashboards.
– Maak dit onderdeel van de maandafsluiting.
– Leer van patronen om processen structureel te verbeteren.
Belangrijk: dit werkt alleen als finance teams én management samen optrekken. Data-analyse is geen wondermiddel, maar vraagt samenwerking en transparantie. It takes two to tango.
Bij Coney Minds werken we al jaren met data-analyse in audits en ongoing monitoring. We hebben gezien hoe waardevol het is om onderweg te signaleren in plaats van achteraf te constateren. Voor veel organisaties is het betaalproces hét gebied waar direct winst te behalen valt. Samen met finance teams ontwikkelen we proof-of-concepts om maandelijks te monitoren en te verbeteren.
Conclusie: dubbele betalingen horen anno 2025 niet meer thuis. De oplossing ligt niet in meer handmatige checks, maar in slimme inzet van data. Met datagedreven monitoring wordt finance betrouwbaarder en strategischer. Audit en maandafsluiting blijven, maar de vraag is: gebruik je de technologie die er is om meer waarde te halen?
Coney Minds staat open om die stap samen te zetten. Takes two to tango.
Visualisatie
Flow van datagedreven monitoring in het betaalproces:
Bronnen
Compact.nl – Risico’s in het betaalproces en betaalpakketten (2024).
AppZen – Duplicate payments escaping AP detection (2023).
Finexio – Avoiding duplicate payments (2023).
WijControlerenJeData – Voorkomen en afhandelen dubbele facturen (2024).
