In oktober 2025 hostten Coney Minds en TheDataConnection samen ‘The Magic of Data’, een interactieve inspiratiesessie waarbij wij aan de hand van verschillende casussen, visueel weergegeven in Tableau-dashboards, lieten zien wat data-analyse concreet kan betekenen voor een organisatie. In deze serie blogs leggen wij deze dashboards nog eens gedetailleerd uit. In deel 3 kijken we naar orders die wel zijn geleverd, maar nooit gefactureerd.
Dashboard 3: Omzetverlies zichtbaar maken: hoe TechSupply inzicht kreeg in geleverde maar niet gefactureerde orders
Casus 2021–2024: TechSupply Hardware
Klik hier of op bovenstaande afbeelding om het dashboard online te bekijken
Voor veel CFO’s en controllers is het een bekend probleem: omzet wordt wel gerealiseerd in de operatie, maar belandt veel te laat of zelfs helemaal niet op de factuur. In de praktijk gaat het bij hardware- en logistieke bedrijven regelmatig mis in de afstemming tussen wat er geleverd is, wat er besteld is en wat er uiteindelijk gefactureerd wordt. De gevolgen blijven soms lange tijd onder de radar: sluipend omzetverlies, onverklaarde verschillen en klantrelaties die onder spanning komen te staan.
Bij TechSupply, een landelijke hardwareleverancier, werd dit probleem zichtbaar zodra bestellingen, leveringen en facturen naast elkaar werden gelegd. Het dashboard maakte in een paar seconden duidelijk waar omzetverlies ontstond, waar bestellingen bleven hangen in het proces en waar te veel of te weinig geleverd was. De cijfers gaven richting aan een vraag die al langere tijd speelde: hoe groot is het probleem nu echt en waar moeten we het proces aanscherpen?
Een klein datamodel dat de werkelijkheid naast elkaar zet
Het dashboard werkt op basis van één eenvoudig datamodel waarin drie bronnen samenkomen: bestellingen, leveringen en facturen. Elke regel bevat een besteld aantal, een geleverd aantal en een gefactureerd aantal, aangevuld met een order- of factuurdatum en het product dat het betreft. Door die drie administraties strak aan elkaar te knopen ontstaat één zichtlijn: wat is besteld, wat is geleverd en wat is uiteindelijk gefactureerd.
“Als dezelfde orderregel door drie systemen gaat, moet het getal drie keer hetzelfde zijn, of je ziet precies waar het scheef gaat.”
Omdat alles consequent is gemodelleerd, sluit de totaaltabel perfect aan op de records in de dashboards. Het gevolg is helder overzicht in plaats van discussies over welke lijst klopt.
De hoofdlijn: omzet wel geleverd, maar niet altijd gefactureerd
In het dashboard “Leveringen vs Facturen” valt meteen op hoe groot de totale omzetstroom is. TechSupply leverde goederen ter waarde van ruim 11,2 miljoen euro, maar de verschillen in aantallen en waarden laten zien dat er afwijkingen zitten tussen wat er geleverd is en wat er op de factuur komt. Het totale omzetverlies, geleverde maar niet gefactureerde aantallen, liep op tot ruim twintigduizend euro.
Het overzicht maakt zichtbaar dat bijna alles goed gaat: meer dan tienduizend orders sluiten perfect aan. Maar juist de kleine categorieën vormen de risicozone. Er zijn enkele gevallen waarin orders zijn gefactureerd zonder dat er iets is geleverd en ook gevallen waarin meer is geleverd dan gefactureerd. Dat zijn geen grote aantallen, maar precies de afwijkingen die op termijn leiden tot discussies met klanten en tot winstverlies dat lastig terug te halen is.
Bestellingen en leveringen: waar de echte frictie zit
Het dashboard “Bestellingen vs Leveringen” laat een ander deel van het proces zien: zijn bestellingen wel geleverd en klopt het aantal? Daar verschijnt een scherp beeld van wat er blijft hangen in de operatie. In de jaren 2021 en 2022 waren er bestellingen die helemaal niet geleverd waren, terwijl 2023 opnieuw twee bestellingen liet zien die wel besteld maar nooit geleverd werden.
Op 1 januari 2024 stonden er zelfs vijf bestellingen open die nog niet geleverd of gefactureerd waren. Deze orders zijn recent geplaatst en zitten nog in verwerking, maar ze laten wel zien hoe snel een achterstand kan ontstaan als de keten niet strak wordt gemonitord. Daarnaast zijn er gevallen waarin meer geleverd is dan besteld, wat vaak wijst op kleine afwijkingen in registratie of op voorraadafhandeling die net niet goed aansluit bij het systeem.
Hoewel het totaal aantal afwijkingen klein lijkt ten opzichte van het totaal, is de impact op omzet en klantvertrouwen groot genoeg om procesverbetering noodzakelijk te maken. Het dashboard maakt duidelijk dat het probleem niet structureel groot is, maar wel structureel aanwezig, precies de categorie die CFO’s niet over het hoofd willen zien.
Een verdieping: detailregels die het probleem tastbaar maken
Onder de tabel verschijnt een lijst met de exacte orders die de afwijkingen veroorzaken. Deze detailregels maken het probleem concreet. Zo zijn er facturen waarbij wel gefactureerd is maar nooit geleverd, zoals een wasmachine met elf stuks op de factuur en nul in levering. Andere regels laten zien dat er meer geleverd is dan gefactureerd, zoals bij desktops en ovens, waar een verschil van enkele stuks direct leidt tot verschillen in duizenden euro’s.
In de tabel bij bestellingen zie je bijvoorbeeld orders waarin laptops, koptelefoons of airfryers wel besteld maar nog niet geleverd zijn. De verschillen variëren van één of twee stuks tot grotere aantallen. Doordat het dashboard niet alleen aantallen toont maar ook de waardeverschillen, ziet de controller meteen welke afwijkingen financieel het zwaarst wegen.
Het overzicht met potentiële omzetrisico’s door de jaren heen laat bovendien zien hoe deze afwijkingen zich ontwikkelen. Het patroon is onregelmatig, maar de pieken in sommige maanden maken duidelijk dat er momenten zijn waarop het proces zichtbaar onder druk staat. Dat geeft richting aan waar procesverbetering het meeste effect kan hebben.
Slot: kleine afwijkingen, grote impact
Het dashboard maakt niet alleen zichtbaar waar omzetverlies ontstaat, maar ook hoe klein en specifiek de oorzaken vaak zijn. Een bestelling die nog niet geleverd is, een factuur die te vroeg of te laat is verstuurd, of een aantal dat net niet overeenkomt: het zijn kleine verschillen die in de hectiek van de operatie gemakkelijk blijven liggen. Maar voor een CFO of controller zijn dit precies de verschillen die op termijn optellen tot echte winstdruk.
Met één logisch datamodel en twee koppelingen, bestelling versus levering en levering versus factuur, verandert een onzichtbaar risico in een stuurinstrument dat elke dag beter kan worden gemonitord. Het geeft de organisatie rust, omdat duidelijk wordt waar ingegrepen moet worden en waar het proces al goed loopt.
