Excel is geweldig. Meest gebruikte data-analyse tool in de wereld. Honderden miljoenen draaitabelmakers op één platform. Wie is er niet groot mee geworden?
Ook ik maakte mijn eerste pie chart in Excel, na de overstap van Lotus 1-2-3 en werd reuzehandig in het snel analyseren van datasets in Excel.
Er is niets mis met Excel, tegelijkertijd is er van alles mis met Excel.
Excel is namelijk anno 2024 nog steeds het platform waar een groot deel van BV Nederland op draait als het gaat om het managen van de winkel.
Ik heb de afgelopen twintig jaar honderden Excel managementrapportages van dichtbij mogen bewonderen.
De eerste stap is voor heel veel startende ondernemers het opzetten van het bekende businessplan in Excel. De eerste omzet-, kosten- en kasstroomverwachtingen vinden hun weg in kolommen A, B en C.
Na de start van de activiteiten worden de eerste inkoop- en verkoopfacturen in een eenvoudig boekhoudsysteem vastgelegd.
Kort hierna besluit de ondernemer of zijn eerste financiële medewerker dat het hoog tijd is om een Excelbestandje te trekken uit dat boekhoudsysteem. Het budget zit immers in Excel en niets is handiger om het budget te vergelijken met de inmiddels gerealiseerde omzet en kosten.
De eerste managementrapportages ontstaan op deze manier. Naarmate de onderneming verder groeit, wordt de administratie ondergebracht bij een administratie- of accountantskantoor. Het financiële team en inmiddels ook wat mensen die verantwoordelijk zijn voor sales, HRM en inkoop, hebben behoefte aan inzicht.
De financiële medewerker bouwt driftig verder aan een spreadsheet in Excel. Uit de losse pols wordt Excel niet meer alleen gevuld met cijfers uit het boekhoudsysteem; nee, ook vult Excel zich rijkelijk met data uit verkoop-, personeel- en inkoopsystemen.
Play forward. De ondernemer maakt inmiddels niet meer zelf dat handige maandelijks overzicht in Excel, maar worstelt zich inmiddels maandelijks door 30 tabbladen, waar één tot twee medewerkers heel druk mee zijn.
Dat het inmiddels fors uitgedijde Excel sheet allang niet meer aansluit op de cijfers die het administratie- of accountantskantoor bijhoudt wordt één keer per jaar duidelijk bij het samenstellen van de jaarrekening en het interne overleg op afdeling Finance.
Zo’n jaarrekening die maximaal een paar duizend euro moet kosten wordt steeds duurder. Je wilt toch als ondernemer je vragen kwijt: waarom is het resultaat uit Excel niet zichtbaar in die jaarrekening, waarom staan die KPIs zo raar, kloppen die afwijkingen met budget?
De onrust neemt langzaam toe.
Er wordt een Excel-taskforce opgericht en elk jaar extra kritisch gekeken naar inmiddels 40-50 tabbladen met grafieken, pie charts, resultaten van voorgaande jaren, budgetten, kasstromen: het is een Excel-monster geworden.
Dan komt die dag dat het administratie- of accountantskantoor zich na een extra groeispurt realiseert dat de onderneming al twee jaar voldoet aan wettelijke criteria van een middelgrote onderneming.
Druk wordt er gezocht naar een controleaccountant. Die stelt uiteraard wat vrijblijvende vragen als ‘hoe lang zijn jullie bezig met opstellen van een jaarrekening?’ ‘Wie stuurt op de cijfers?’ ‘Hoe actueel zijn de cijfers?’
Dan komen de antwoorden, zes tot negen maanden… Want ja, de jaarrekening, Excel, managementcijfers, het loopt niet lekker, administratie- of accountantskantoor loopt achter, we hebben erg veel KPIs maar weinig inzicht…
Het is 2024, ik ben in 1994 gestart in de Accountancy, en dit verhaal is jaarlijks nog actueel. BV Nederland, maar ook stichtingen, verenigingen en andere creatieve juridische vormen zijn Excel-verslaafd, de tijdigheid van inzichten laat te wensen over en de aansluiting naar de belangrijke bronsystemen zijn een heuse speurtocht.
Sturen op drijfzand, sturen op Excel, jaar in, jaar uit. Dat het elk jaar weer (meestal) goedkomt is meer geluk dan wijsheid. Honderden uren aan aansluitingen, correcties en memoriaalboekingen trekken de boeken recht. Oefffff, een paar flinke omzetcorrecties, oefff, die marge viel fors tegen, oefff, waarom is de voorraad zo hoog, oefff…
Inzichten tegen een forse prijs en veelal veel te laat.
Fijne mensen, professionals, het kan toch veel eenvoudiger? Stuur en meet op een beperkte set KPIs, ontsluit de data uit (finance, sales, ESG etc) bronsystemen zelf, maak gebruik van APIs (ETL), sluit elke maand rustig af, zorg voor wat eenvoudige maar robuuste visualisaties die het verhaal vertellen en gooi dat Excelmonster uit het raam.
Zorg voor een eenvoudig maar actueel data driven management dashboard met directe, geautomatiseerde click & look naar uitzonderingen en bijhorende transacties.
Less is more.
Wil je af en toe toch nog lekker Excellen, afkicken? Maak eens een draaitabel op je betalingen aan leveranciers en ga op zoek naar dubbele betalingen. Als je maandelijks al goed je kosten hebt geanalyseerd ga je die niet meer vinden, maar dan ben je toch nog paar uurtjes per jaar aan het Excellen.
Bovengenoemde berust op actuele gang van zaken en feiten.
