Waarom tijd voor verdieping
In mijn blog van eind 2020 over Management Reporting 3.0 schreef ik al hoe wij bij Coney Minds management reporting effectiever, betrouwbaarder en vooral leuker maken om te gebruiken. Deze blog ging vooral over de basishygiëne waar management reporting, volgens ons, aan dient te voldoen. Als die hygiëne eenmaal op orde is en het proces is geautomatiseerd en gevalideerd, dan kunnen we samen met de ondernemer verder werken aan de verdieping van de analyses in het dashboard.
Over welke verdiepingen onder andere mogelijk zijn, wil ik in deze blog meer vertellen.
Management KPI’s verantwoorden is leuk, duiding is beter
In onze managementrapportages willen we zo eenvoudig en compact mogelijk rapporteren. Liefst die 4 á 5 management KPI’s die er voor jouw onderneming echt toe doen, dan een enorme rapportage waarvan het meeste niet gezien of begrepen wordt.
Maar als je dan de KPI’s in beeld hebt, dan wil je ook weten hoe deze KPI’s zich ontwikkelen, en vooral waarom ze zich op een bepaalde manier ontwikkelen. Dus naast verantwoording ben je al snel op zoek naar duiding. Samen met jou gaan we op zoek naar de beste manier om de gekozen KPI’s te verdiepen en bepaalde trends en mogelijke oorzaken snel inzichtelijk te maken. Op die manier krijg je als ondernemer ook de mogelijkheid om werkelijk te sturen op basis van die KPI’s.
In de praktijk zien we dat er behoefte is aan verdieping op drie gebieden, namelijk inzicht in de ontwikkeling van omzet & marge, van cashflow en inzicht in mogelijke omzetlekken.
Naast deze drie gebieden, krijgen we steeds meer de vraag van ondernemers of we kunnen helpen met vooruitkijken; hoe zullen bepaalde KPI’s zich de komende drie tot zes maanden ontwikkelen?
Verdieping omzet & marge
Veel ondernemer hebben moeite om snel inzicht te krijgen in de omzet en marge van geleverde producten en/of diensten. De data is vaak wel aanwezig, maar deze analyseren en onderzoeken is ingewikkeld en tijdrovend.
Doordat wij het de managementrapportage hebben opgebouwd vanuit de brondata en we het liefst zoveel mogelijk details meenemen, is het mogelijk om in het dashboard te verdiepen op omzet & marge. We kunnen redelijk eenvoudig inzicht geven in omzet & marge per productgroep, per regio, per afnemer of zelfs per medewerker.
Ook is het mogelijk om snel inzicht te krijgen in nieuwe klanten, vervallen klanten en terugkerende klanten. Welke groepen doen het beter en waar wordt dat dan door veroorzaakt?
Vaak geven deze doorkijken over verschillende dimensies al veel nieuwe en waardevolle inzichten in dezelfde data.
Deze inzichten helpen de omzet- en margeontwikkeling beter te begrijpen en bieden de mogelijkheid bij te sturen waar nodig.
Verdieping cashflowontwikkeling
Cash is de smeerolie voor ondernemingen, en toch hebben niet alle ondernemers inzicht in de cashflow. Investeringen zijn noodzakelijk voor groei, maar zonder inzicht in feitelijke omzetstromen, grote uitgaven en lopende verplichtingen kan elke investering risicovol zijn.
Het is dus van belang goed inzicht te verkrijgen in de kasstromen. Op basis van de gegevens uit de administratie brengen wij de grote geldstromen in kaart: ontvangsten op basis van de omzet, uitgaven op basis van inkopen, lonen en salarissen en verplichtingen.
Op basis van de bankmutaties analyseren we hoe de geldstromen zich ontwikkelen gedurende het jaar en waar er eventueel krapte ontstaat. Zo krijgen we snel inzicht in de eventuele financieringsbehoefte of investeringsruimte op basis van de kasstromen. Door de inzet van predictive analytics technieken kunnen we hier bijv. 3 maanden vooruitkijken naar de ontwikkeling van de kasstromen, zodat je tijdig een beeld hebt van wat je kunt verwachten.
Verdieping op de omzetkwaliteit: mogelijke omzetlekken
Als we het hebben over de kwaliteit van de omzet, dan kijken we naar hoe dicht ligt de behaalde omzet over een bepaalde periode tegen de verwachte omzet aan op basis van de vastgelegde prijzen of tarieven en de afzet of productie.
Onopgemerkt hebben ondernemingen te maken met het ‘weglekken’ van omzet, ondanks het gebruik van geavanceerde ERP-systemen. Omzet die ten onrechte niet wordt gerealiseerd, heeft direct impact op het resultaat en de cashflow.
Dit weglekken van de omzet kan op verschillende manieren voorkomen. De meest voorkomende zijn: het geven van meer of hogere korting dan ingeschat of gewenst, het niet factureren van producten of diensten en het niet of heel laat betalen van facturen door debiteuren.
We schreven al eerder dat we de omzet & marge in onze rapportages inzichtelijk maken. Een extra verdieping kan verkregen worden door niet alleen te kijken naar de omzet op zich, maar ook naar de onderliggende Q x P van de transacties. Om te kunnen beoordelen of er sprake is van het weglekken van omzet, wil je per verkooptransactie kunnen vaststellen dat alle geleverde goederen of diensten zijn gefactureerd (Q), én je wilt kunnen vaststellen dat, als deze zijn gefactureerd, dit tegen de juiste prijzen is gebeurd (P).
Door gebruik van onze data-analyse tools, zoals Alteryx en Tableau, zijn wij in staat om dergelijke analyses op transactieniveau in kaart te brengen en afwijkingen in Q en P snel inzichtelijk te maken. Als ondernemer weet je zo precies óf en, zo ja, hoeveel omzet er potentieel weglekt.
Management Reporting 3.0 – Verdieping op maat gemaakt voor jou
Hierboven heb ik je meegenomen in drie voorbeelden van verdere verdieping van jouw managementrapportages. Deze voorbeelden zijn natuurlijk niet limitatief en de wensen kunnen per onderneming of per gebruiker anders zijn. De kracht van het Business Analytics team van Coney Minds is dat wij samen met de gebruiker op zoek gaan naar de meest effectieve en gewenste verdieping op die plekken waar dat op dat moment nodig is. Doordat we ruime ervaring hebben met data-analyse en kennis hebben van bedrijfsprocessen en rapportages, kan ons team ondersteunen bij het opzetten van deze analyses. Hierbij gaan we samen op zoek naar de gewenste inzichten, de meest effectieve manier van rapporteren en de daarvoor benodigde data. De uitkomsten valideren we met alle stakeholders alvorens de resultaten te publiceren. Als dit succesvol is afgerond, worden de verdiepende analyses opgenomen in jouw persoonlijke Management Report op onze Tableau server. Vanaf dan heeft jouw team, zoals het gewenst is, altijd en overal inzicht in waarom bepaalde management KPI’s of trends zich ontwikkelen zoals ze doen.
Meer weten over hoe het Coney Minds team ook jouw onderneming kan helpen bij het verdiepen van de managementrapportage? Neem dan gerust eens contact met ons op.
