Implementeren Ongoing Monitoring

Voortdurende veranderingen in wet-en regelgeving, marktontwikkelingen en technologie, de wereld om ons heen, onverwachte gebeurtenissen zoals het Coronavirus, vereisen inzicht hebben in risico’s, prestaties en bedrijfsprocessen. Wij noemen dit Ongoing Monitoring.

Met een mix van onze data-analyse, process mining en data visualisatie technologie kunnen 100% van de relevante transactie- en processtromen intern worden bewaakt.

Wij ondersteunen ondernemingen met het “data driven” inrichten van ’Ongoing Monitoring’ raamwerk. Ofwel, periodiek inzicht geven in welke interne checks & balances écht werken, waar afwijkingen zijn t.o.v. interne doelstellingen, dan wel transparant maken waar de onderneming steken laten vallen.

http://-%20Dave%20den%20Blanken

Wij ondersteunen ondernemingen met het “data driven” inrichten van ’Ongoing Monitoring’ raamwerk.

- Dave den Blanken

Ongoing Monitoring Platform meets Ongoing Auditing

Happy Land

  • Continue inzicht in prestaties, risico’s en bedrijfsprocessen,
  • Afwijkingen kunnen direct worden waargenomen,
  • We leren controllers en financials op een data driven manier “ongoing” in control te zijn,
  • Meer transparantie, beter grip op processen, performance, risico’s en controls.

Download

Met een workflow applicatie en een goede datakwaliteit & databeschikbaarheid kunnen we ongoing monitoring mogelijk maken.

Met behulp van ons Data-analyse Controle Framework kunnen we wekelijks, maandelijks of per kwartaal uw financiële overzichten zoals het inkoopboek, verkoopboek, bankboek en het salaris dagboek monitoren. Dit is mogelijk als we gezamenlijk het onderstaande proces inrichten. Voor ongoing monitoring gelden onderstaande randvoorwaarden, namelijk:

  1. Er dient gebruik te worden gemaakt van een workflow applicatie voor alle inkoop- & verkoopfacturen;
  2. Er dient inzicht te zijn in het afletteren van de debiteuren en crediteuren op factuurniveau;
  3. De digitale bankafschriften dienen alle details te bevatten van alle betalingen en ontvangstenDe auditfile is beschikbaar volgens de standaard en bevat de juiste identifiers voor aansluiting naar de digitale bankafschriften, inkoopfacturen en verkoopfacturen
Doel:'Volledige registratie van alle inkoop- & verkoopfacturen en altijd inzicht in de factuurstromenMet process-mining houden we ongoing inzicht in het inkoop en verkoopprocesProcesanalyse:Met data-analyse worden verbanden gelegd tussen Workflow, financiële administratie en bankmutatiesData-analyse:Functiescheiding tussen registratie, goedkeuren, controleren, verwerking in financiële administratie en betaling/ontvangst.Voorwaarden:Workflow managementInkoopfacturenVanuit de organisatie worden alle crediteuren- en debiteurenstamgegevens beoordeeld. Vervolgens kunnen we ongoing monitoren op nieuwe en/of verwijderen van stamgegevens.Financiële administratieVerkoopfacturenInkoopboekAlle inkoopfacturen worden volgens de workflow applicatie verwerkt in het inkoopboekAlle inkoopfacturen worden gematcht met een bankbetalingVerkoopboekAlle verkoopfacturen worden volgens de workflow applicatie verwerkt in het verkoopboek Alle verkoopfacturen worden gematcht met een bankontvangstLoonadministratieDe loonjournaalpost wordt maandelijks per medewerkers verantwoord in de financiële administratieDigitale bankafschriftenWe controleren of alle bankmutaties worden verwerkt in de financiële administratieAlle betalingen aan de belastingdienst en medewerkers worden aangesloten met de te betalen bedragen volgens de loonjournaalpostAlle betalingen aan crediteuren en ontvangsten van debi-teuren worden ongoing aangesloten met in- & verkoopfacturenOverige mutaties kunnen individueel worden gecontroleerd. Dagboek lonen & SalarissenWe sluiten de loonjournaalpost integraal aan met de financiële administratie en controleren of de belastingen en netto lonen ook worden betaald via de bankBankboek

Voordelen van het Data-analyse Control Framework

  1. Een soepel jaarrekening traject
  2. Besparing op interne- & accountantskosten
  3. Het verlagen van het frauderisico
  4. Verdelen van de werkdruk over verschillende periodes in het boekjaar
  5. Laag risico op dubbele betalingen, niet gefactureerde diensten/producten
  6. Kwaliteit van de jaarrekeningcontrole verhogen
  7. Altijd inzicht in significante transactiestromen
  8. Mogelijkheid om Assurance te geven bij tussentijdse cijfers
  9. Periodiek zekerheid over juistheid en volledigheid van transactiestromen
  10. Betrokkenheid vergroten van het management en een goede vastlegging van bevindingen en conclusies over bevindingen
  11. Focus op subjectieve jaarrekeningposten bij de jaarrekeningcontrole
In 4 simpele stappen

Onze werkwijze

1

Samenwerking

De samenwerking is gericht op het uitwerken van de huidige status van het interne beheersingsraamwerk. Welke processen, transacties, risico’s en controls zijn geïdentificeerd en worden bewaakt en hoe gebeurt dit? We identificeren samen op welke wijze, in welke volgorde, het framework kan bewegen richting ‘ ongoing monitoring.

2

Kennisdeling

“Ongoing Monitoring” projecten bestaan uit kennisdelingssessies (workshops), het opnieuw inrichten van data driven “Ongoing Monitoring Raamwerk” en/of het aanscherpen (hergebruiken) van bestaande interne controles. Ons team bestaat uit ervaren auditors, data-analisten en interne beheersing professionals. Wij nemen de Coney technologie mee, of helpen ondernemingen met de aanschaf en implementatie van de juiste technologie.

3

Wordt op een data driven manier “ongoing” in control

Dit is een proces welke wij in logische stappen opbouwen, de focus ligt op het tijdig bewaken van risico’s, prestaties en werking van interne controles en hier verbetering, aanscherping in aanbrengen. Red Alerts & Uitzonderingen op transactieniveau zijn de uitkomsten van “Ongoing Monitoring” systemen. Monitoring, Oorzaakanalyses en Opvolging gaan hand in hand. Data driven ‘Ongoing Monitoring’.

4

Denk in data-kansen

We zien een transformatie van handmatige checks & balances naar data-driven “Ongoing Monitoring”. Wat ons betreft zetten bedrijven steeds meer data-analyse in om sneller, beter grip te krijgen op risico’s, prestaties en werking van interne controle.

Andere services